Stel je voor: je bent maanden bezig geweest met alle voorbereidingen voor jouw komende evenement. Het programma staat, de locatie en catering zijn geregeld, de sprekers hebben bevestigd dat zij kunnen komen en je weet precies welke doelgroep je op jouw evenement zou willen uitnodigen. Kortom, het is tijd voor de volgende stap: het promoten van het evenement. Het kan een uitdaging zijn om jouw doelgroep op de juiste manier en het geschikte moment te bereiken. Wij helpen je hier graag een handje mee op weg en delen in deze blog een aantal tips.
De eventwebsite
Met een eventwebsite kun je je (potentiële) bezoekers op de hoogte houden van alle ins en outs van jouw evenement. Hier plaats je alle informatie die aansluit op jouw doelgroep. Denk bijvoorbeeld aan het programma, de sprekers en praktische informatie. Maar deze website geeft de deelnemers ook de mogelijkheid om zich te registreren voor het evenement. Zorg ervoor dat de eventwebsite er aantrekkelijk uitziet en dat bezoekers in één oogopslag kunnen zien waar zij zich kunnen aanmelden. Om jou het werk uit handen te nemen hebben wij een aantal templates klaarstaan. Hiermee zet je in een handomdraai een mooie website op, die ook nog eens volledig digitoegankelijk kan zijn.
Social media
Het inzetten van sociale media kanalen lijkt wellicht een voor de hand liggende tip, maar is essentieel bij het promoten van jouw evenement. Kies voor een platform dat het best aansluit op jouw doelgroep. Organiseer je bijvoorbeeld een zakelijk congres? Dan is LinkedIn waarschijnlijk de beste optie. Is het evenement daarentegen bedoeld voor (jong)volwassenen? Dan kun je overwegen om Instagram of TikTok in te zetten. Zorg er daarnaast voor dat de berichten die je op social media plaatst uitnodigend maakt. Een informatief stuk over jouw evenement is prima, maar wissel dit bijvoorbeeld af met leuke ‘sneak peeks’. Je kunt er zelfs voor kiezen om te adverteren op deze kanalen en op die manier gegarandeerd je doelgroep te bereiken.
Exclusiviteit
Een andere manier om je evenement onder de aandacht te brengen is door gebruik te maken van exclusiviteit. Zo kun je bijvoorbeeld zorgen dat de eerste 100 deelnemers zich aan kunnen melden als ‘Early bird’ en deze tickets voor een lagere prijs verkopen. Daarnaast kun je VIP’s uitnodigen die bijvoorbeeld na afloop van het evenement ook aanwezig mogen zijn bij een diner. Op deze manier trek je de twijfelende genodigde zeker over de streep. Met de evisit software maak je voor jouw verschillende doelgroepen eenvoudig een eigen registratietraject aan. Je kunt dit volledig personaliseren, zodat de VIP’s een andere mail ontvangen dan de reguliere bezoeker.
Maak gebruik van video’s
Heb je al eerder een evenement georganiseerd en daar een aftermovie van laten maken? Gebruik deze content dan bij het promoten van je volgende evenement! Bewegend beeld trekt immers de aandacht en geeft meteen een indruk van de sfeer op jouw evenement. Een aftermovie is het perfecte middel om een compleet evenement in slechts enkele minuten tot leven te laten komen. Laat ook van het komende evenement wat beeldmateriaal vast te leggen om die vervolgens te gebruiken om ook toekomstige evenementen onder de aandacht te brengen.
Blijf top of mind
Kortom, er zijn meerdere manieren om jouw evenement te promoten. Wanneer je doelgroep zich heeft aangemeld zou je kunnen zeggen dat het doel bereikt is en de eventpromotie gestopt kan worden. Toch is dit niet helemaal waar. Je wilt immers dat de deelnemers op de dag van het evenement allemaal aanwezig zijn. Zorg ervoor dat jouw event top of mind blijft bij de gasten, door ze een reminder mail en een mail met de laatste informatie voor het evenement te sturen. Wij helpen je hier graag bij!