Of je nu een congres, beurs of een intern teambuilding evenement organiseert, er moeten gasten worden uitgenodigd. Een goede uitnodiging is essentieel, de uitnodiging is immers hét middel om bezoekers naar je evenement te krijgen. Maar hoe ziet een goede uitnodiging eruit? En hoe zorg je ervoor dat de uitnodiging voor jouw volgende evenement er niet alleen goed uitziet, maar ook professionaliteit uitstraalt? In dit artikel delen we 3 tips waarmee je jouw volgende uitnodiging naar een hoger niveau tilt.
1. Stem de inhoud af op je doelgroep
Maak je uitnodiging persoonlijk. Hoe meer jij je uitnodiging aanpast aan de ontvangers, hoe meer de doelgroep zich daadwerkelijk aangesproken voelt. Het versturen van een uitnodiging doe je met een duidelijk doel: genodigden moeten zich gaan aanmelden voor een evenement. ‘Message tailoring’, ofwel het personaliseren van de boodschap, gaat je daarbij helpen. Bedenk dus van tevoren goed hoe jouw doelgroep eruit ziet. Let bijvoorbeeld op de volgende kenmerken:
- Achtergrond
- Interesses
- Taalgebruik
- Kennis over bepaalde onderwerpen
- Demografische gegevens: leeftijd, geslacht, etc.
Op basis van deze eigenschappen kun je vervolgens bepalen wat de tone of voice van de uitnodiging moet zijn en welke informatie je toevoegt of juist weglaat. Heb je op jouw evenement met verschillende doelgroepen te maken? Stel dan voor iedere groep een eigen uitnodiging op. Met behulp van software onderscheid je eenvoudig verschillende groepen binnen je genodigdenlijst, zodat je iedere groep een andere uitnodiging kunt sturen.
Let er daarnaast op dat je, ongeacht de doelgroep, in iedere uitnodiging volledig bent maar de uitnodiging niet onnodig lang maakt. Zorg ervoor dat je onderstaande informatie noemt:
- Wanneer vindt het evenement plaats
- Waar wordt de genodigde verwacht
- Wat mogen zij van het evenement verwachten
- Waarom moeten zij bij dit evenement aanwezig zijn. Met andere woorden, wat maakt het evenement interessant voor hen.
2. Vormgeving
Consistentie in de vormgeving is waardevol. Niet alleen straal je met een consistent design professionaliteit uit, maar het zorgt ook voor herkenning. Voor veel evenementen wordt daarom een huisstijl aangehouden. Dit kan de huisstijl van de organisatie zelf zijn, maar bij terugkerende evenementen kan het ook een op zichzelf staande stijl zijn.
Maak gebruik van kleuren, lettertypes en beeldmateriaal om de herkenbaarheid van jouw organisatie en/of evenement te optimaliseren. Gebruik de huisstijl vervolgens in al je uitingen. Denk hierbij aan de eventwebsite, maar ook alle mailings, registratieformulieren en enquêtes kunnen conform de look & feel van de organisatie worden vormgegeven.
Elke mailing handmatig in de juiste stijl opmaken gaat een hoop tijd kosten. Gelukkig kan dit ook een stuk efficiënter. In evisitNEXT kan er een template in eigen huisstijl worden klaargezet, zodat je in een handomdraai een nieuwe mail of formulier opstelt in de gewenste opmaak.
3. Overtuig de ontvanger
Het doel van een uitnodiging is dat mensen zich aanmelden voor een aanwezig zijn tijdens het evenement. Je uitnodiging is het middel dat genodigden ervan moet overtuigen dat zij dit evenement écht niet willen missen. Overtuig de ontvanger, door de uitnodiging zo aantrekkelijk mogelijk te maken en het eenvoudig te maken om je aan te melden.
De onderwerpregel is het eerste wat bij ontvangers in de inbox verschijnt. Maak de onderwerpregel zo aantrekkelijk mogelijk om de kans dat de uitnodiging geopend wordt te vergroten. Maak het onderwerp bijvoorbeeld vragend of urgent (bijvoorbeeld: “Nog maar 7 dagen om een ticket voor X te bemachtigen!”). Let er op dat de onderwerpregel maar een beperkt aantal tekens mag bevatten. Houd de boodschap dus kort.
Daarnaast is het belangrijk een Call To Action (CTA) op te nemen in de uitnodiging. Een CTA zet ontvangers aan tot actie en maakt het hen makkelijk om deze actie uit te voeren. Voeg bijvoorbeeld een duidelijke button toe met de tekst ‘klik hier om je aan te melden’. De button leidt vervolgens naar het registratieformulier waar genodigden zich kunnen aanmelden.
Hulp nodig bij jouw volgende uitnodiging?
In evisit kun je eenvoudig een uitnodiging voor jouw evenement aanmaken. Maak een account aan en probeer het zelf. Liever toch wat hulp bij het design, de inrichting en het versturen? Wij helpen je graag! Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.