De on-site registratie van bezoekers is een belangrijk moment tijdens ieder evenement. Niet alleen is dit hét moment waarop jij de aanwezigheidsstatistieken kunt gaan meten, ook is dit voor de deelnemers de eerste live indruk die zij van het evenement krijgen. Het is dus van belang dat van iedere deelnemer het ticket wordt gescand en dat dit proces soepel verloopt. In dit artikel bespreken we daarom een aantal praktische tips, zodat de registratie tijdens jouw volgende evenement kinderspel is.
1. Testen
De bekende uitdrukking ‘voorkomen is beter dan genezen’ is ook van toepassing wanneer het gaat om deelnemersregistratie. Zorg ervoor dat je het hele registratietraject vanaf stap 1 grondig test. Zo voorkom je dat je op de dag van het evenement onverwacht tegen problemen aanloopt die eerder al had kunnen oplossen. Meld jezelf dus aan als gast en doorloop zelf het hele traject, van het aanmelden voor het evenement tot aan het scannen van je eigen ticket. Test met name of je e-ticket goed scanbaar is en (eventueel) of de badge meteen geprint wordt.
2. Opstelling entree
De indeling bij de entree is bepalend voor hoe soepel de rijen gevormd worden. Voorkom dat er bij de ingang(en) ophopingen ontstaan. De manier waarop de entree is opgezet is hierin doorslaggevend. Denk dus van tevoren goed na over de verschillende ingangen, stroomrichtingen, balies en eventuele hekken.
3. Hostessen
Een vlekkeloze check-in is afhankelijk van de hostessen op jouw evenement. Om lange wachtrijen te voorkomen is het van belang dat er voldoende hostessen aanwezig zijn. Zij zorgen er immers voor dat de tickets van de bezoekers gescand worden. Houd bij het bepalen van het benodigde aantal hostessen rekening met de inlooptijd van het evenement en het verwachte aantal bezoekers.
4. Teamleider op locatie
Met een teamleider op locatie versnel je het registratieproces. Wanneer een bezoeker bijvoorbeeld geen e-ticket heeft of als er een probleem is bij het scannen kan deze persoon meteen worden doorverwezen naar de teamleider. De teamleider lost mogelijke problemen op en zorgt ervoor dat de bezoeker alsnog geregistreerd wordt. Op deze manier kunnen de hostessen zich volledig focussen op het scannen van de tickets en voorkom je dat één van de rijen wordt opgehouden.
5. Internetverbinding
Zorg op de dag van het evenement voor een stabiele internetverbinding. Blindelings op het netwerk van de locatie vertrouwen is geen optie. Zeker indien dit een openbaar netwerk is kan het voorkomen dat de wifi trager wordt bij grote aantallen bezoekers. Zorg daarom voor een stabiel eigen netwerk of maak gebruik van 4G.
6. Apparatuur
Voldoende apparatuur op locatie is essentieel. Zorg er daarom voor dat je over genoeg telefoons beschikt die gebruikt kunnen worden voor het scannen. Daarnaast is het handig om ook meerdere opladers en/of powerbanks mee te nemen. Indien je op het evenement ook de badges van gasten print is het ook van belang voldoende printers, inkt en papier op locatie te hebben.
7. Attendeer de bezoekers
Wijs de gasten in de rij erop hun e-ticket alvast gereed te houden. Zet bijvoorbeeld een bord neer dat hen erop attendeert vast hun ticket te pakken, of zorg ervoor dat er een hostess bij de ingang klaar staat die hen hier op wijst. Op deze manier voorkom je dat bezoekers op het moment dat zij aan de beurt zijn nog moeten zoeken naar hun ticket. Vraag hen ook om alvast de helderheid van hun scherm hoger te zetten, zodat het scannen in één keer goed gaat.
Kortom, het registreren van de bezoekers op jouw evenement is cruciaal. Een goede check-in zorgt voor inzicht in de opkomst tijdens het evenement. Daarnaast draagt de check-in bij aan de beleving van de bezoeker. Bij evisit ondersteunen we eventmanagers graag tijdens de ontvangst.
Bekijk de mogelijkheden via https://www.evisit.nl/onsite of neem contact met ons op via 070-3065420. We denken graag met je mee over een passende oplossing voor jouw evenement.
