written by
Merel Baijards

Waarom je jouw klantcontact moet uitbesteden

Customer care 2 min , May 20, 2022

Bij het organiseren van een evenement komt een hoop kijken. Als eventmanager ben je druk bezig met het verzorgen van alle benodigdheden voor het evenement, het bespreken van de wensen van bezoekers en/of klanten en fungeer je als aanspreekpunt voor alle betrokken partijen. Kortom, genoeg te doen. Naast al deze werkzaamheden staat ook het klantcontact op jouw lijstje. De gasten van jouw evenement verdienen natuurlijk wel alle aandacht en dat is nét waar jij even geen tijd voor hebt….

Op het moment dat de registratie voor jouw evenement live gaat, kun je als eventmanager vragen verwachten. ‘Wat moet ik doen als mijn persoonlijke code niet werkt?’, ‘Kan ik me nog inschrijven voor die workshop, of zit het al vol?’, ‘Ik krijg een foutmelding, wat nu?’. Ondanks de goede voorbereiding voorafgaand aan je evenement, zullen er vragen zijn van gasten. Vaak stellen zij hetzelfde soort vragen. Je zou dit kunnen oplossen door een FAQ pagina in te richten. Toch leert onze ervaring dat er altijd vragen overblijven die niet in de FAQ staan. Ook vinden gasten het vaak fijner en eenvoudiger om even te bellen of te mailen met hun vraag.

Kortom, je gaat als eventmanager te maken krijgen met klantcontact. Je kunt ervoor kiezen om dit uit te besteden. Maar waarom precies?

Individuele aandacht voor elke gast
Je wilt je gasten laten merken dat zij belangrijk zijn en dat hun aanwezigheid wordt gewaardeerd. Hoe doe je dat? Door tijd en aandacht voor hen te hebben. Lopen zij ergens tegenaan? Dan is er op dat moment altijd iemand beschikbaar die hen kan helpen. We luisteren naar je gasten en denken oplossingsgericht met hen mee. Ook als jij net in een meeting zit.

En heb je er ook aan gedacht om zelf de telefoon te pakken? Afwachten tot je gebeld wordt is niet nodig, wees actief in je contact met jouw gasten. Wij bellen hen graag na, om te vragen of alles duidelijk is. We weten zeker dat je daarmee punten scoort op de gastvrijheid.

Snelle, professionele terugkoppeling
Wanneer je ervoor kiest om het klantcontact uit te besteden ontvangen jouw gasten altijd op tijd een antwoord op hun vraag. Op werkdagen zit er van 9:00 tot 17:00 altijd iemand klaar om onduidelijkheden op te lossen. Dit kan via de chat, telefoon of per mail. De telefoon en mail worden daarnaast netjes vanuit de naam van jouw organisatie beantwoord.

Verbeter direct het registratieproces
Het komt weleens voor dat veel bezoekers tegelijkertijd tegen hetzelfde probleem aanlopen. Vaak ontvang je dan in één keer heel veel telefoontjes en mailtjes. Besteed je je klantcontact uit, dan wordt zo’n probleem direct gemeld bij de organisatie. Op die manier kun je meteen het registratieproces aanpassen. Storingen en foutmeldingen zullen dus niet onopgemerkt blijven.

Tijd besparen
Hoe dichter je bij de datum van het evenement komt, hoe drukker het voor jou als eventmanager wordt. De laatste puntjes moeten op de i worden gezet en de stress loopt op. Niet het ideale moment om last minute telefoontjes en mails te moeten beantwoorden. Door dit uit handen te geven, houd jij tijd over om je op de andere cruciale aspecten van jouw evenement te focussen.

Wij verzorgen graag alle eerste lijn support voor jouw evenement via telefoon, mail en WhatsApp. Alle vragen van jouw bezoekers worden beantwoord, je krijgt een eigen telefoonnummer en e-mailadres en alle communicatie gaat volledig uit naam van jouw evenement en jouw huisstijl. Wil je meer weten? Neem dan vrijblijvend contact op via 070 - 306 54 20 of vraag@evisit.nl.

communicatie Customer Care evenementen