written by
Merel Baijards

De gastenlijst van jouw evenement optimaliseren? Gebruik dynamische lijsten

Eventcommunicatie Fysieke evenementen Eventregistratie 2 min , December 6, 2022

Wanneer je van plan bent een evenement te organiseren is het bepalen van je doelgroep één van de eerste stappen. Voor wie organiseer je het evenement? Wie stelt de gastenlijst samen? En hoe nodig je alle gasten uit? In de aanloop naar je evenement is het cruciaal dat je het overzicht behoudt. Zorg ervoor dat je het hele voortraject en het registratieproces van de deelnemers optimaal benut. Dat begint bij de gastenlijst.

Segmenteren
Vaak heb je op het evenement te maken met verschillende soorten gasten. Wellicht zijn er zowel reguliere gasten als VIP gasten, of zijn er gasten die met een rolstoel komen, bepaalde dieetwensen hebben of een goodiebag mogen ontvangen. Er zijn onwijs veel verschillende kenmerken en gegevens op basis waarvan je jouw doelgroep zou kunnen opdelen. Om in een grote gastenlijst onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende doelgroepen wil je dus kunnen segmenteren.

Personaliseren
Segmenteren geeft je vervolgens de mogelijkheid tot complete personalisatie. Op deze manier kun je bij elke doelgroep voor de perfecte beleving te zorgen. Voor iedere groep gasten kun je bijvoorbeeld een eigen registratieflow creëren. Zo kunnen VIP’s in hun uitnodiging en aanmeldformulier op een andere manier worden aangesproken dan reguliere gasten. Ook is het mogelijk hen andere vragen te stellen en het formulier een ander design te geven. Een persoonlijke benadering is immers altijd sterker dan een algemene tekst. Zo is er individuele aandacht voor al jouw bezoekers.

Realtime overzicht
Met de evisit software deel je je gastenlijst eenvoudig op in segmenten, waar je vervolgens op kunt filteren. Dit doe je door dynamische lijsten aan te maken. Deze lijsten kun je maken op basis van verschillende kenmerken van de gast, zoals de status, een vraag in het registratieformulier, tags en/of soort toegangsbewijs. Op het moment dat tijdens de livegang van het evenement meer aanmeldingen bijkomen, worden de gasten op basis van hun kenmerken toegevoegd aan de juiste lijst.

De dynamische lijsten worden automatisch geüpdatet, waardoor je op elk gewenst moment overzicht hebt van hoeveel gasten er tot welke lijst behoren. Wil je bijvoorbeeld weten hoeveel VIP gasten er zijn die graag een vegetarisch menu willen? Geen probleem. Met de dynamische lijst zie je precies om hoeveel mensen het gaat, of dit nu 3 uur na livegang is of de dag voor het evenement. Je behoudt altijd het overzicht.

Wil je liever een overzicht van de genodigdenlijst zoals deze was voordat deelnemers zich konden aan- en afmelden? Dat kan met behulp van een statische lijst. Met statische lijsten kun je je gastenlijst opdelen in segmenten, maar deze lijsten worden niet automatisch geüpdatet.

Hulp nodig?
De software is heel gebruiksvriendelijk, je kunt dus eenvoudig zelf aan de slag. Wil je graag toch wat extra uitleg over de mogelijkheden? Ook dat is geen probleem. Neem gerust contact met ons op.
Telefoon: 070-3065420
E-mail: vraag@evisit.nl

software evisit evenementen