written by
Merel Baijards

Een interview met Matthijs Otto over ‘topic-based matchmaking’ op evenementen

Fysieke evenementen Online event 4 min , September 20, 2022

Heb jij binnenkort een zakelijk evenement op de planning staan? En heb je al nagedacht over de manieren waarop jouw gasten met elkaar kunnen netwerken, ongeacht of je evenement fysiek of online is?

Netwerken is ongetwijfeld een van de belangrijkste onderdelen van elk evenement. Toch wordt dit door veel eventmanagers pas als laatste punt op hun to-do lijst gezet. En dat terwijl het niet moeilijk hoeft te zijn. Met behulp van netwerk software kun je eenvoudig zorgen voor betekenisvolle interacties tussen gasten die interessante connecties voor elkaar zijn. Hierdoor haal je altijd het maximale uit jouw evenement.

Wij spraken met Matthijs Otto, oprichter van NetworkTables over hoe matchmaking op evenementen werkt (of niet werkt) en hoe topic-based matchmaking dit proces nog efficiënter maakt.

Allereerst, wat is matchmaking op evenementen precies?
Matchmaking is de manier waarop organisatoren van evenementen het interpersoonlijke netwerken vormgeven. Of dit nu 1-op-1 meetings of workshops zijn, er moet een manier zijn om met anderen in contact te komen en met hen te matchen.

Tools worden ingezet om overzicht te houden en om het verzamelen van achtergrondinformatie makkelijker te maken, zodat de aanwezige gasten de juiste personen ontmoeten.

Je wilt uiteraard niet dat iedereen zomaar met iemand wordt gematcht. Het is echt van toegevoegde waarde als je rondkijkt in een menigte en daar precies de juiste twee mensen die met elkaar in contact moeten komen uit kunt selecteren. De deelnemers kunnen matchmaking gebruiken om meer te weten te komen over de andere aanwezige gasten. Dit kan al voordat het evenement van start is gegaan. Daarnaast kunnen zij in contact blijven met deelnemers waar zij op de dag van het evenement een interessant gesprek mee hebben gehad.

En hoe verschilt topic-based matchmaking daarvan?
Topic-based matchmaking is een ontwikkelde vorm van matchmaking. Het contact tussen aanwezigen en hosts wordt vervangen door doelgerichte meetings gebaseerd op verschillende onderwerpen.

De deelnemers kunnen een connectie maken met anderen die dezelfde interesses hebben en hen een verzoek sturen om elkaar te ontmoeten tijdens het evenement. Topic-based matchmaking maakt het voor deelnemers mogelijk om hun schema al ruim voor het evenement in te delen, zodat zij het maximale uit hun tijd op het evenement kunnen halen.

Wat zijn de voordelen van op deze manier netwerken?
Doorgaans vertrouwen mensen, wanneer het op netwerken aankomt, te veel op matchmaking gebaseerd op Artificial Intelligence of op de lijsten met aanwezige deelnemers. Dit vraagt alleen veel handmatig werk van de deelnemers.

Topic-based matchmaking neemt een aantal ondoelmatigheden van het traditionele matchmaking weg. Eerder moesten de gasten door pagina’s vol met andere aanwezige gasten bladeren, op zoek naar mensen die een relevante connectie zouden kunnen zijn. Het ontvangen van zo’n lijst, zonder enige context, is niet veel beter dan gewoon naar het evenement gaan en daar gokken met wie je zou kunnen netwerken.

Met topic-based matchmaking zien we dat mensen zichzelf tijd en stress besparen. Gasten weten waarom zij naar een evenement gaan en waar zij graag met anderen over in gesprek gaan. Daarom zorgt het zien van een relevant onderwerp voor een directe match en een gespreksstarter. Dit heeft als gevolg dat de engagement tijdens het evenement hoger is, omdat mensen elkaar ontmoeten op basis van gelijke interesses, in plaats van slechts een naam op een deelnemerslijst.

Hoe ziet een topic-based meeting er uit?
Wanneer deelnemers hun meetings van tevoren hebben ingepland, zullen zij meer quality time beleven met de andere aanwezigen die dezelfde onderwerpen gekozen hebben. Ze kunnen de small talk overslaan en meteen ter zake komen. De deelnemers hebben alle informatie die zij nodig hebben al voordat ze op het evenement aankomen.

Zelfs als de meetings even lang duren als gewoonlijk, zal de kwaliteit van de gesprekken omhoog gaan.

Een topic-based netwerk tool is de basis om te zorgen voor netwerkmogelijkheden die van kwaliteit zijn. Een voorbeeld hiervan was een evenement met onze partners van Euclid Impact Summit. Op dit evenement werden 1500 connecties gemaakt, waarbij elke aanwezige deelnemer ongeveer 6 nieuwe connecties maakte. Dit was mogelijk doordat de gasten van te voren hun schema konden indelen en elkaar konden ontmoeten op basis van diverse onderwerpen.

Welk advies zou je eventmanagers meegeven als het gaat om matchmaking op evenementen?
Een cruciaal onderdeel van elk succesvol evenement is het verzamelen van data en inzichten waarmee je je evenement naar een ander niveau tilt.

Je wilt een duidelijk overzicht hebben van wie er precies aanwezig is en aan welke tafel deze personen zitten. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om te zien dat een bepaalde groep leveranciers allemaal geïnteresseerd was in hetzelfde onderwerp. Of misschien heb je een aantal hele belangrijke gasten, waarvan je benieuwd bent of ze aanwezig zijn geweest en wat zij precies bijgewoond hebben. Met inzicht in deze data kun je eenvoudig een follow-up doen na afloop van het evenement.

Wat je te allen tijde wilt voorkomen is dat mensen doelloos rond gaan lopen op je evenement en maar willekeurig gesprekken starten, dat is gewoon zonde van de tijd.

Om dit te voorkomen adviseer ik om tijdens fysieke evenementen altijd een ‘meeting area’ te hebben. Dit zorgt er meteen al voor dat het heen en weer sturen van berichten, zoals “Waar spreken we af?” of “Waar ben jij nu?”, verleden tijd is. Een ruimte inrichten met meerdere speeddate tafels zal je een hoop stress besparen op de dag van jouw evenement.

Over NetworkTables
NetworkTables (2015) is een event platform dat gecreëerd is door eventmanagers voor organisatoren, om hen te helpen hun deelnemers de juiste mensen te laten ontmoeten tijdens evenementen. Ze bieden inzicht in wie er waar aanwezig is op een evenement, zonder dat je hier een account of profiel voor hoeft aan te maken. Daarnaast kun je zelf het hele jaar door je eigen rondetafel, keynote of workshop evenementen aanmaken.

Online Tools evenementen netwerken