Dat alles duurder wordt hoeven we je niet meer uit te leggen. Dat dat ook betekent dat het verzamelen van data nóg waardevoller wordt is wellicht minder vanzelfsprekend. En toch is het zo. In een tijd waarin eventmanagers aan steeds striktere budgetten gebonden zijn is het gebruik van data essentieel. Door middel van data, of specifieker: door middel van KPI’s, meet je successen, speel je eenvoudig in op kansen en stuur je op tijd bij als het toch niet helemaal verloopt zoals je gepland had. Efficiëntie is key en daarbij is het meten van resultaten onmisbaar. Maar hoe verzamel je de juiste gegevens? En hoe zet je deze vervolgens in?
Bepaal je KPI’s
Voordat je van start gaat met het verzamelen van data is het van belang om te bepalen wanneer jouw evenement succesvol is. Breng daarom in kaart wat het doel van het evenement is en met welke KPI’s, ofwel Key Performance Indicators, jij gaat meten of je dit doel behaald hebt. Over het algemeen zijn het aantal aan- en afmeldingen en de verhouding tussen show en no show belangrijke KPI’s bij evenementen. Daarnaast kunnen bezoekerstevredenheid, betrokkenheid op sociale media of het aantal nieuwe gegenereerde leads interessante factoren zijn.
Stuur op tijd bij
Vanaf het moment dat de eerste communicatie naar de deelnemers verzonden is kunnen er verschillende statistieken gemeten worden. Dat begint al bij de mails. Hoe vaak zijn ze uniek geopend? En hoeveel hard en soft bounces zijn er? Wanneer je je genodigden een registratieformulier hebt toegestuurd kun je ook het aantal aan- en afmeldingen meten. Dit zorgt ervoor dat je op tijd bij kunt sturen. Zie je dat het aantal aanmeldingen nog wat achterblijft? Dan kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om nog een extra mail te versturen naar de mensen die zich nog niet hebben aangemeld. Op deze manier ben je dus altijd op tijd met het inzetten van extra communicatie.
Communicatie tussen systemen
Om tijdens het evenement gegevens te verzamelen die zo compleet mogelijk zijn is het belangrijk dat de verschillende systemen die je gebruikt met elkaar communiceren. Je verstuurt mails, scant de tickets van gasten wellicht met een app en houd je gastenlijst weer ergens anders bij. Ideaal zou zijn om al deze onderdelen te bundelen op één platform. Maak daarom gebruik van registratiesoftware. In de evisit software zijn de gastenlijst, mailings en registratieformulieren namelijk gebundeld op hetzelfde platform. Daarnaast communiceert de scan app waarmee de toegangsbewijzen worden gescand met de software, waardoor je op elk moment beschikt over de juiste statistieken.
Na afloop
Ook de dag na het evenement is er bruikbare data beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan de no show. Doordat alle tickets van de deelnemers tijdens het evenement zijn gescand heb je na afloop een duidelijk overzicht van wie er precies aanwezig is geweest. Ben je benieuwd naar hoe deze deelnemers het evenement hebben ervaren? Voeg dan meteen een enquête toe aan de mail waarin je bezoekers bedankt voor hun komst.
Jouw successen meten in 2023
Statistieken in kaart brengen is dus essentieel. Gelukkig hoeft dit niet ingewikkeld te zijn. Middels de evisit registratiesoftware zet je niet alleen in een handomdraai de registratie en communicatie van je evenement op, maar verzamel je tegelijkertijd de gewenste statistieken. De software geeft je inzicht in de mailprestaties, de aan- en afmeldingen voorafgaand aan het evenement en de aan- en afwezigen tijdens het evenement. Organiseer je meerdere evenementen? Dan kun je zelfs de totale statistieken over al deze evenementen bekijken.
Jouw eigen successen meetbaar maken in 2023? Maak een gratis account aan en probeer het zelf.