Een gezonde dosis optimisme tijdens de voorbereidingen voor jouw evenement kan uiteraard geen kwaad. Toch zijn er uitdagingen waar je mee te maken kunt krijgen tijdens het organisatieproces van jouw evenement. Als het op eventmanagement aankomt is het jouw taak om ervoor te zorgen dat het hele proces probleemloos verloopt en juist daarom is het van belang om op de hoogte te zijn van de meest voorkomende uitdagingen. In dit artikel lees je meer over deze uitdagingen en, nog belangrijker, hoe je ze oplost.
1. Onderbezetting
Een veel voorkomend probleem tijdens evenementen is onderbezetting. Te weinig personeel op locatie kan een hoop stress veroorzaken. Lange rijen bij de registratiebalie en ontevreden gasten zijn dan vaak het gevolg. En het wordt meestal pas duidelijk op de dag van het evenement zelf, wanneer het te laat is om er nog iets aan te doen. In dit geval geldt dus ook dat voorkomen beter is dan genezen. Zorg daarom voor gedetailleerde informatie over wie van de betrokkenen er tijdens de dag van het evenement precies welke hulp nodig heeft. Geef deze informatie ook door aan eventuele externe partijen waarmee wordt gewerkt (denk aan catering, techniek. etc.). Daarnaast kun je ervoor kiezen personeel op stand-by te hebben, zodat je in het geval van onverwachte drukte extra mensen kunt bellen. Zorg tot slot voor voldoende hostessen op locatie, zodat je lange wachtrijen bij binnenkomst vermijdt.
2. Budget
Voor bijna alle evenementen is een bepaald budget beschikbaar. Aan eventmanagers vervolgens de uitdaging om het evenement met alle sprekers, catering en overige wensen te realiseren en dit ook nog eens binnen het budget te laten passen. Het komt maar al te vaak voor dat er in de aanloop naar het evenement toch nog kleine dingen veranderen of dat er onverwachts dingen opduiken. Daarom is het verstandig om de uitgaven die je met zekerheid kunt plannen bescheiden te houden. Ook zijn er verschillende aspecten waar je makkelijk op kunt besparen. Neem bijvoorbeeld het registratieproces van het evenement. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om dit met behulp van registratiesoftware zelf te doen. Zo heb je je gastenlijst, communicatie, formulieren, toegangsbewijzen en statistieken overzichtelijk op één platform. Niet alleen efficiënt, maar door de registratie zelf te doen druk je ook nog eens de kosten. Zelf proberen? Maak een gratis account aan.
3. Te vol programma
In tijdnood komen is een groot probleem tijdens evenementen. Het goede nieuws is: dit is volledig te voorkomen. Mensen hebben nu eenmaal de neiging om te vergeten dat er ook dingen fout kunnen gaan, met name als het gaat om projecten met veel verschillende stappen en betrokkenen (lees: evenementen). Zorg daarom dat je in de planning altijd wat ruimte overlaat voor eventuele momenten waarop het evenement niet helemaal volgens schema verloopt. Maak ook onderscheid tussen onderdelen die tijdens het evenement cruciaal zijn en onderdelen die belangrijk, maar niet essentieel zijn.
4. Engagement
Tijdens een evenement is het belangrijk om engagement te creëren bij de deelnemers. Door hen de mogelijkheid te geven om actief betrokken te zijn bij het evenement draag je positief bij aan hun beleving en voelen zij zich met elkaar verbonden. Tegelijkertijd is dit ook één van de grootste uitdagingen. Om de engagement op jouw evenement te verhogen kun je bijvoorbeeld gebruik maken van tools waarmee je live kunt stemmen, live Q&A’s of panelgesprekken organiseren en deelnemers ook na afloop te betrekken middels een enquête.
5. Waardevolle data
Het verzamelen en vooral gebruik maken van waardevolle data voor, tijdens en na je evenement kan een uitdaging zijn. Bruikbare data links laten liggen is immers gewoon zonde. Je kunt verschillende gegevens verzamelen en gebruiken om je volgende evenement te verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan de aan- en afmeldingen voorafgaand aan het evenement, op basis waarvan je kunt besluiten nog een extra remindermail te sturen. Of een duidelijk overzicht van de aan- en afwezigen tijdens het evenement. Er zijn veel verschillende KPI’s te meten en het is natuurlijk ideaal om hier in één oogopslag inzicht in te hebben, ook als je meerdere evenementen organiseert. Daarom bundelt de evisit software alle statistieken in één overzicht. Zelf proberen? Maak een gratis account aan.
