Ministerie van OCW heeft eind 2018 via een aanbesteding nieuwe partners geselecteerd voor hun eventondersteuning. evisit heeft die aanbesteding gewonnen. Op 2 april was de officiële kickoff voor alle partners en eventorganisators op de Inspiratiemiddag Evenementen. Lees het verslag van onze projectmanager Tessa:
Doelstelling/probleem
Ministerie van OCW wilde voor haar medewerkers een inspiratiemiddag organiseren op gebied van events. OCW heeft in 2018 de coördinatie voor events centraal georganiseerd en daarvoor via een tender preferred partner gekozen. Op alle event-gerelateerde medewerkers te informeren en kennis te laten maken met alle preferred partners werd er een event georganiseerd.
Onze oplossing
Als de preferred partners op gebied van eventcommunicatie en registratie hebben wij:
* op basis van briefing het campagne beeld ontwikkeld voor het event
* dit doorvertaald naar communicatie uitingen als uitnodigingsmail en website
* de volledige registratie verzorgd, inclusief sessiekeuze, verdeeld over 3 rondes
* het ontvangst op locatie De Hoftoren, 15e etage, van alle genodigden en partners mogen verzorgen
* e-tickets gescand en gepersonaliseerde full-color badges geprint
Daarnaast heeft evisit een workshop gegeven “Ik moet een event organiseren, help waar begin ik?"
Resultaat
* 131 aanmeldingen
* 19 preferred partners, waaronder wij dus #trots
* 11 workshops
* 77,9% aanwezig, inclusief service voor aanmelden/registreren on-site
Ik kijk terug op een zeer geslaagde dag, opdrachtgever blij gemaakt, de directeur zeer tevreden en er zijn mooie contacten gelegd voor nieuwe samenwerkingen.
