No show. Voor aanvang van je evenement zag je de aanmeldingen binnenstromen en tóch kijk je nu rond in een zaal met lege stoelen. No show is één van de grootste frustraties van eventmanagers. Gasten die onverwachts niet kunnen komen door ziekte, daar is niets aan te doen. Helaas zijn er soms ook gasten die vergeten te komen, of simpelweg niet komen opdagen. Dáár ligt het pijnpunt voor de eventmanager. De gevolgen van no show zijn in één woord samen te vatten: verspilling. Verspilling van tijd, geld en materialen. Zonde en funest voor de duurzaamheid van je evenement. Hoog tijd voor een aantal tips om de no show te verlagen.
Bevestig en herinner
Je herkent het zelf misschien wel. Je hebt je ergens voor ingeschreven, maar je hebt geen bevestiging ontvangen. ‘Is mijn inschrijving dan wel goed gegaan?’ Om onzekerheid en verwarring weg te nemen is een bevestiging essentieel. Je gasten krijgen het gevoel dat hun aanwezigheid verwacht en gewaardeerd wordt. Stuur twee dagen voor het evenement nog een herinnering en eventueel de dag zelf nog een sms bericht ‘We zien ernaar uit u te mogen verwelkomen!’. De drempel om nog af te melden óf niet te komen wordt dan echt een stuk hoger.
Maak afmelden makkelijk
Als je verhinderd bent, dan is het wel zo prettig om je ergens af te kunnen melden. Je gasten willen zich vaak wel afmelden, maar als je nergens een mogelijkheid tot afmelden vermeldt, dan komen ze gewoon niet. Gevolg; no show. Zorg ervoor dat het annuleren eenvoudig is: in evisit heeft elke gast zijn persoonlijke pagina waar hij zich met één druk op de knop af kan melden. Stuur ook hier een bevestiging van, dan weten je gasten zeker dat hun afmelding goed is aangekomen. De kracht zit hem in herhalen. Zorg bij iedere mail die je stuurt dat er een mogelijkheid tot afmelden is opgenomen. Niet omdat je afmelden wilt stimuleren, maar wel om je no show te verlagen.
Zorg dat je gasten bij jouw evenement passen
Gasten zullen sneller aanwezig zijn als een evenement goed aansluit bij hun interesses. Maar hoe zorg je ervoor dat je alleen personen uitnodigt die een match zijn met jouw evenement? De TagManager in onze software gaat je hierbij helpen.
Tags zijn kleine stukjes informatie, zoals bijvoorbeeld de kenmerken van gasten op jouw evenement. Deze tags kun je aan je gastenlijsten koppelen. Op die manier vertel je de software welk kenmerk bij welke gast hoort. Hoe regelmatiger het gebruik van tags, hoe meer onze slimme software leert. Uiteindelijk is het zelfs mogelijk om, op basis van Artificial Intelligence, de ideale gastenlijst aan te leveren voor jouw evenement.
Blijf communiceren in aanloop naar je evenement
Het uitnodigingstraject is soms al 2 maanden geleden begonnen. Waar jij als eventmanager dagelijks druk bezig bent om de puntjes op de i te zetten, is het evenement bij je gasten niet zo top-of-mind. Als er gedurende die twee maanden helemaal geen contact meer is, raak je hun aandacht misschien kwijt. Houd je gasten enthousiast en stuur hen updates over de plannen en activiteiten. Vertel ze in elke mail een beetje meer over wat zij kunnen verwachten. Houd hierbij hun doel ook in gedachten. Komen je gasten vooral om te netwerken? Benadruk dit dan in je communicatie.
Maak je evenement betaald
Niet altijd de gewenste oplossing, maar wel effectief. Betaalde evenementen hebben toch echt een minder hoge no show dan gratis evenementen. Het kan daarom helpen een (kleine) toegangsprijs te vragen. Je zou ook degenen die wel aanwezig waren hun geld weer terug kunnen geven. Je ‘straft’ als het ware de bezoekers die niet aanwezig waren, waardoor je de drempel om niet op te komen dagen verhoogt.
Statistieken en enquêtes
Heb je ondanks bovenstaande tips toch no show op je evenement? Doormiddel van de statistieken in onze software kun je precies zie wie niet is komen opdagen. Stuur deze gasten een mail om te benadrukken dat ze er niet waren en zich niet hebben afgemeld. Je kunt ook een korte enquête sturen om te achterhalen waarom ze er niet waren. Bewaar deze antwoorden en neem ze mee bij het organiseren van je volgende evenement.
Benieuwd hoe evisitNEXT jou kan helpen bij het verminderen van no show? Bekijk de pagina voor meer informatie en boek een demo.