Heb je even...
Je gaat een evenement organiseren, bijvoorbeeld een relatie-evenement. Hiermee heb je bepaalde doelstellingen. Als eerst begin je met je organisatie: locatie, catering, aankleding, leveranciers, entertainment, bloemen en sprekers. Allemaal essentiële elementen voor de beleving van jouw evenement, maar die kan je allemaal inkopen. Wat je niet kan inkopen zijn de juiste bezoekers. Dus de uitdaging is;
Hoe krijg ik de juiste bezoekers op mijn evenement?
Het maken/verzamelen van je gastenlijst is veelal een kriem. Afhankelijk van een open inschrijving of een gastenlijst moet je je communicatieplan aanpassen. Over het algemeen wordt er één dezelfde e-mail verstuurd naar alle gasten. STOP! Niet alle gasten zijn hetzelfde!
Elk persoon is uniek, zijn/haar aanwezigheid is voor jouw evenement waardevol. Iedere type gast verdient een persoonlijke benadering, toch?! Echter vaak is daar geen tijd voor. Druk, druk, druk, want je moet ook nog de locatie, de catering, de aankleding, verschillende leveranciers en de sprekers regelen. Herken je je in deze situatie en sta je open voor een advies?
Ja, dat vinden we leuk!
Nee, te druk met je evenement? Misschien toch even verder lezen...
Om het maximale uit je gastenlijst en je type gasten te halen, is de inzet van de visitors journey énorm belangrijk. Hoe maak je jouw visitors journey?
- Stap 1: bepaal duidelijk de doelstellingen (KPI's) van jouw evenement
- Stap 2: wie zijn je type gasten? (interne en externe stakeholders)
- Stap 3: selecteer de 3 of 4 belangrijkste type gasten
- Stap 4: beschrijf deze type gasten (personae)
- Stap 5: stel een communicatieplan op per type gast
Natuurlijk wil je zien of je plan werkt, meten = weten.
- Komen de aanmeldingen van de juiste gasten binnen?
- Heeft het gewenste aantal gasten zich aangemeld?
Zorg dat je ook direct al je learnings noteert, zodat de visitors journey van jouw volgende evenement nog beter is. Heb je nagedacht om de visitors journey door te trekken naar het ontvangst op je evenement? En na je evenement? Nee, wij helpen je hier graag verder mee!