In juli 2020 vond het eerste contact met de opdrachtgever plaats. ‘We zijn op zoek naar een partij die voor ons zowel de registratie als de eventwebsite uit handen kan nemen én die ons wenselijk kan ondersteunen bij het online evenement in oktober’. Het zou gaan om 30 online sessies verspreid over 5 dagen. Dat het er uiteindelijk 64 zouden worden hadden we toen ook nog niet voorzien.
Met de intreding van de WMCZ 2018 op 1 juli 2020 zou er veel veranderen voor alle cliëntenraden. Voor LOC (Landelijke Organisatie Cliëntenraden) de uitgelezen kans om in een vijfdaags (online) evenement het e.e.a. te verduidelijken. Ervaring met een online evenement was er nog niet. Welke tool is hiervoor geschikt? Welke mogelijkheden zijn er allemaal? Hoe gaan we alle sprekers brieven? Het event zou in eerste instantie in fysieke vorm plaatsvinden. Hierin zou de nadruk worden gelegd op het netwerken. Is dat online dan ook mogelijk? Interactie tijdens dit event is belangrijk, maar sommigen sessies hebben zoveel animo dat het niet mogelijk is om met iedereen in beeld te zijn. Hoe geven we dat vorm? Voor evisit tijd om in actie te komen.
Samen met de opdrachtgever hebben we gekeken naar de meest geschikte tool voor dit online evenement. Door de grote hoeveelheid sessies, de mate van interactie en de mogelijkheid tot netwerken kwamen we op de online tool Hopin. Per eventdag (ma t/m vrij) hebben we een apart project aangemaakt waar men zich voor kon aanmelden. Alle sessies van die dag waren te vinden in het programma en verschenen 15 minuten voor aanvang. Tijdens de pauzemomenten was het mogelijk om te netwerken en als iemand even een kijkje wilde nemen bij 1 van de online stands was dit mogelijk. Ook leuk: we hadden een aparte ‘sprekers lounge’ waar alle sprekers voor hun sessie nog even konden oefenen en testen of alles naar behoren werkte. Deze sessie was niet toegankelijk voor de bezoekers.
Het waren vijf bijzondere en inspirerende dagen waar wij met een positief gevoel op terug kijken. LOC en Annemiek: bedankt voor het vertrouwen en op naar een volgende samenwerking. Lees ook:
- De gehele eventcase
- Checklist voor het organiseren van een online evenement
- 6 tips om problemen te voorkomen op jouw online evenement
- Hoe organiseer je een goede dry run?
Hulp nodig bij jouw online evenement? We denken en kijken graag met je mee. Een juiste keuze bepaald tenslotte het succes van jouw online evenement. vraag@evisit.nl of 070 30 65 420.