Afmeldingen voor jouw evenement, dat is iets waar je als eventmanager niet op zit te wachten. In het ideale scenario nodig je je gasten uit en is iedereen vervolgens aanwezig op het evenement. Helaas is dit in de praktijk zelden het geval. Er zullen altijd mensen zijn die zich voor het evenement aanmelden en die besluiten om toch niet te komen opdagen. Wellicht wil je het je gasten zo moeilijk mogelijk maken om zich af te melden, zodat je zo veel mogelijk aanmeldingen behoudt. Toch is het juist verstandig om je gasten de mogelijkheid te geven om zich netjes af te melden. Maar waarom eigenlijk?
Verzamel informatie
Wanneer je de deelnemers van jouw evenement een optie geeft om zich af te melden kan dit een handige manier zijn om informatie te verzamelen. Voeg een afmeldknop toe aan elke mail die je in aanloop naar je evenement verstuurt. Vervolgens kun je de gasten die zich afmelden vragen waarom zij zich afmelden. Op deze manier verzamel je cruciale informatie over de doelgroep van jouw evenement. Het kan zo zijn dat gasten door persoonlijke omstandigheden onverwachts niet meer aanwezig kunnen zijn. In dat geval kun je daar als eventmanager weinig mee. Kom je er daarentegen achter dat je gasten zich afmelden omdat ze het evenement te duur vinden of omdat het niet aansluit op hun interesses? Dan is dat waardevolle informatie voor jouw volgende evenement. Hier kun je op inspelen, zodat jouw volgende evenement nóg beter bezocht wordt.
Bespaar tijd
Als eventmanager is het gunstig om zo min mogelijk contactmomenten te hebben met je gasten. Zo bespaar je tijd en kun jij je volledig focussen op alles wat er voor het evenement nog geregeld moet worden. Hoe zorg je ervoor dat je die contactmomenten beperkt? Door een afmeldknop beschikbaar te maken. Op die manier heb je geen deelnemers meer die een mailtje sturen om zich af te melden.
Verlaag de no show
No show is natuurlijk altijd teleurstellend. Je rekent op gasten, die vervolgens toch niet aanwezig blijken te zijn. Nog een reden om een afmeldknop toe te voegen aan je website en alle communicatie. Hoe makkelijker je het afmelden maakt, hoe groter de kans dat je gasten zich afmelden als zij verhinderd zijn. Mochten er dan gasten zijn die besluiten niet te komen, dan ben je hier in ieder geval van op de hoogte. Deze informatie zorgt er ook voor dat je meteen aanpassingen kunt doen. Denk bijvoorbeeld aan de catering, programmaboekjes of het aantal beschikbare badges tijdens het evenement. Voorkom dat je te maken krijgt met onnodige kosten en verspilling, door één knop toe te voegen.
Houd overzicht
Realtime statistieken van jouw evenement zijn enorm handig. Je ziet precies wie je zich heeft aangemeld en wie je dus kunt verwachten. Wanneer er geen afmeldmogelijkheid is, is de kans groot dat deze statistieken niet meer kloppen. Er kunnen gasten op ‘aangemeld’ staan, die uiteindelijk toch niet kunnen komen. Het toevoegen van een afmeldoptie kan helpen om je realtime statistieken up-to-date te houden.
Kortom, een afmeldoptie bieden kan heel waardevol zijn. Waar je intuïtief misschien het afmelden liever zo moeilijk mogelijk maakt, is het juist verstandig om dit eenvoudig te maken voor je gasten. Je voorkomt hiermee onnodige kosten, bespaart tijd en wint cruciale informatie voor je volgende evenement.