Als ik aan mensen vertel dat ik projectmanager ben in de sector evenementenregistratie, snapt men bijna nooit in één keer wat ik dan doe. Als ik vervolgens uitleg dat wij de volledige registratie van evenementen op ons nemen, wordt er vaak met nog grotere vraagtekens naar me gekeken. Pas als ik zeg dat wij het volledige uitnodigingstraject, van save the date, tot website, registratieformulier, e-tickets en scan & badge op locatie verzorgen, dán gaat er een lampje branden.
Veel eventmanagers weten dan ook niet dat er mensen zijn zoals ik. Iemand die zich de hele dag bezig kan houden met de registratie van zijn of haar evenement. In dit blog wil ik graag uitleggen waarom mijn aandeel juist zo waardevol is en wat ik kan betekenen voor jouw evenement.
Dat de registratie van een evenement toch vaak een ondergeschoven kindje is, dat is ons wel bekend. Zonde, want de website of uitnodiging is vaak het eerste contact met je potentiële gasten. Al voor het evenement kun je je gasten verrassen en op die manier voor minder no show zorgen. Hieronder leg ik je graag puntsgewijs uit hoe wij bij evisit te werk gaan:
- Samen bespreken en bepalen we de visitors journey van begin tot eind.
Welke stappen nemen we met elkaar om het jouw gasten zo aangenaam mogelijk te maken? - Wij stellen in overleg met jou een planning op. Wanneer versturen we welke mails?
- We ontvangen van jou de teksten of wij schrijven de teksten voor alle mails en de website
- Wij maken de designs van tekening tot ontwerp (mailheader/eticket/webheader/badge) of jullie leveren dit zelf aan
- Wij richten alles in (website / mails / registratie)
- Wij testen alles intern
- Eerste oplevering: jullie gaan testen
- Correctieronde: we verwerken eventuele correcties
- Livegang
- We monitoren alle aanmeldingen en versturen optioneel reminders indien nodig
- We bereiden het onsite voor. Regelen de apparatuur, hostesses, teamleiders en technisch support
- Opbouw en uitvoering op locatie. We verwelkomen jouw gasten, scannen de etickets en verzorgen een badge
- Een aantal dagen voor het event al nadenken over de aftercare en bedankmail en de aankondiging voor volgend jaar
- Evaluatie
Bovenstaande is een goede schets wat ik voor jouw evenement kan betekenen. Vaak hebben we meerdere events tegelijk lopen dus het ene moment houdt ik mij bezig met een registratieformulier en het andere moment ben ik op locatie om het internet te testen.
Benieuwd wat ik voor jouw evenement kan betekenen? Je mag me altijd bellen voor een online kopje koffie, maar je bent uiteraard ook welkom in ons mooie pand op het Lange Voorhout in Den Haag.