We hebben het allemaal gehoord tijdens de persconferentie van maandag 13 april: ‘"We zullen met elkaar moeten zoeken naar het nieuwe normaal in de anderhalvemetersamenleving". Dit geldt voor iedereen en voor alle branches. Hoe reizen bezoekers straks naar ons evenement? Als ze een bekende zien, mag de hand schudden dan nog? Hoe dicht mogen de stoeltjes straks nog op elkaar staan? Allemaal vragen die ons op het gebied van evenementen te binnen schieten….
‘Op zoek naar het ‘nieuwe normaal’
Het gaat er vast en zeker komen: 1,5 meter evenementen. Bezoekers én organisatie houden op ieder moment van de dag anderhalve meter afstand van elkaar. De locatie moet er ongetwijfeld wat aanpassingen op doen en ook als organisatie is het logistiek even schakelen. Kijkend vanuit ons vakgebied: hoe doe je alsnog professioneel een ontvangst op 1,5 meter afstand?
Persoonlijk ontvangst
Voor de kleinere evenementen is het nog steeds mogelijk om persoonlijk je gasten te ontvangen. Als je je maar aan de 1,5 meter afstand houdt! Bij de supermarkt reken je toch ook af bij de kassa? Grote plastic schermen er tussen. Stickers op de vloer om niet te dichtbij te komen. Heb je al aan zelfscan kassa’s gedacht? Men kan zelf zijn e-ticket scannen en er komt een badge uitgerold. Niemand heeft die badge nog aangeraakt, dat is verantwoord toch? Hostesses staan er op gepaste afstand bij, zodat je gasten wel met een warm welkom worden geheten. Zorg voor voldoende ontsmettingsmiddelen, altijd fijn als men tóch per ongeluk iets heeft aangeraakt dat ze zich toch even kunnen schoonmaken. Ook een afzetting bij je ontvangstbalie doet het goed, denk bijvoorbeeld aan hekjes. Je wilt natuurlijk niet dat je gasten ruzie krijgen als iemand toch per ongeluk te dichtbij komt.
‘Zelf je e-ticket scannen met een hostess op afstand’
Digitaal ontvangst
Bij grotere evenementen is een persoonlijk ontvangst toch een beetje lastig. Normaliter had je vaak een inlooptijd van één uur max. Als je in de anderhalve meter samenleving meer dan 500 gasten moet binnenscannen, dan heb je wel een hele grote ontvangsthal nodig wil je niet dat je gasten buiten in de rij staan. Je kunt vooraf je gasten hun badge al toesturen. Zorg hierbij voor een leuke persoonlijke note zodat ze alsnog het gevoel van een ‘warm welkom’ ervaren. Bij aankomst reinigen je gasten eerst hun handen en houden ze zelf hun e-ticket voor een scanner bij de deur zodat je alsnog weet wie allemaal aanwezig zijn geweest. Ze hoeven hierbij niets aan te raken. Hun jas hangen ze zelf op in de garderobe. Zorg altijd voor voldoende tussenruimtes door middel van hekken.
‘Stuur de badge vooraf op met een persoonlijke note als welkom’
Nog enkele tips voor jouw evenement in de 1,5m samenleving:
- Zorg voor zo min mogelijk zaalwissels. Je minimaliseert het aantal bewegingen en het is makkelijker om afstand te houden.
- Zorg tijdens de pauze voor afbakeningen of tafels waar men op gepaste afstand van elkaar kunnen zitten of staan. Zet geen plakken cake of bakjes met nootjes neer. Zorg voor portieverpakkingen, zodat men zeker weet dat niemand het van te voren heeft aangeraakt. Een koffiekan is ook niet aan te raden, veel mensen raken dit met hun handen aan.
- Laat de toiletten nóg vaker schoonmaken en doe enkele toiletten op slot zodat afstand gewaarborgd blijft.
- Normaal gesproken gebeurt de schoonmaak van tafels / stoelen / balies op jouw evenement eerder verborgen dan zichtbaar. Om je gasten te gerust te stellen kun je in deze tijd best wel in het zicht schoonmaken!
Het nieuwe normaal, wat dat precies is gaan we met elkaar ontdekken. Wij zijn er klaar voor. We staan te popelen om weer mensen te mogen ontvangen en zien met de technologische middelen van nu ontzettend veel kansen om jouw evenement te ondersteunen in de anderhalve meter maatschappij. Wil je meer weten over de mogelijkheden op jouw event of een voorbeeld ontvangen van een badge die je kan opsturen met een persoonlijke boodschap erbij? Neem contact met mij op via tessa@evisit.nl. Ik kan niet wachten tot we weer mensen mogen gaan ontvangen!
