De online demo’s via Hopin zijn niet voor niets geweest. We hadden bij één van de demo’s online bezoek van De Pensioenfederatie, het Verbond van Verzekeraars en Netspar. Zij wilden een conferentie organiseren voor werknemers, werkgevers en uitvoerders. Door de online demo kwamen we met hun in contact, werden ze enthousiast door de tool Hopin én konden ze wel wat hulp gebruiken.
Laten wij nou al ervaring hebben met deze tool. Na akkoord op de planning en offerte ging ik direct aan de slag. Ik had natuurlijk al ervaring met Hopin, maar voor dit event heb ik me er helemaal in verdiept. Plenaire live opening, deelsessies, plenaire afsluiting en dat allemaal voor ruim 500 deelnemers. Ook de registratie verliep via ons, de genodigden konden vooraf hun sessiekeuze doorgeven via het registratieformulier op hun eigen website. Na het aanmelden ontvingen de gasten een bevestigingsmail met instructie en de link naar het Hopin event!
Een goede voorbereiding is het halve werk. Ik maakte een draaiboek voor het event en ik plande 2 dry runs in. Er waren in totaal 13 sprekers, 1 dagvoorzitter en een organisatieteam. Zowel de organisatie als alle sprekers kregen van mij een duidelijke uitleg over de tool Hopin en tips en tricks waar ze tijdens hun presentatie op moeten letten. Na de uitleg oefende we het gehele event tijdens een dry run. Enkele doemscenario’s kwamen voorbij, waardoor we er tijdens het échte event helemaal klaar voor waren.
Op dinsdag 7 juli was het zo ver! De conferentie is goed verlopen en we hadden uiteindelijk meer deelnemers dan verwacht. Ik vond het erg leuk om onderdeel te mogen zijn van deze online conferentie en ik kan niet wachten om nog meer online conferenties te begeleiden en coördineren.
Meer info over onze werkzaamheden en benieuwd naar de foto's? Lees de case.
Benieuwd wat wij voor jouw online event kunnen betekenen? Lees verder.
Interesse of nog vragen? Mail / bel of chat met ons: 070- 306 54 20 of vraag@evisit.nl.
Geschreven door:
Projectmanager en Customer Care Melissa Jasperse