written by
Merel Baijards

Wat is privacy? En waarom is privacy belangrijk?

2 min , March 31, 2022

Evenementen en privacy
Bij het organiseren van een evenement komen veel vragen omtrent privacy kijken, met name met betrekking tot de informationele privacy van de bezoekers. Hoe wordt de registratie van bezoekers geregeld? Welke informatie is er van de bezoekers nodig? Hoe worden de persoonsgegevens maximaal beschermd? Voor organisaties die een evenement organiseren is het van belang na te gaan wie de bezoekers zijn en welke gegevens minimaal nodig zijn van deze bezoekers. Daarnaast moet worden bepaald wat het verzameldoel van deze gegevens is. Is dit alleen om de bezoekers toegang te geven tot het evenement of om deze gegevens te bewaren voor toekomstig contact? Tot slot moet de bewaartermijn van de gegevens bepaald worden.

Definitie
Privacy kan worden gedefinieerd als persoonlijke vrijheid. We spreken van privacy wanneer iemand dingen kan doen zonder dat de buitenwereld daar van weet, daar inbreuk op maakt of daar invloed op heeft. Privacy draait om het afschermen van persoonlijke informatie en zelf de regie hebben over deze informatie.

Privacy bij evisit
Bij evisit vinden wij privacy belangrijk. Om de privacy voor opdrachtgevers van evisit te waarborgen volgen wij de richtlijnen van de ISO. De werkwijze rondom privacy is binnen ons bedrijf inmiddels zo ingeburgerd dat het een standaard is geworden. Een van de maatregelen die wij hebben genomen is bijvoorbeeld de omgang met namenlijsten. Een namenlijst bevat persoonsgegevens. In combinatie met de datum van een evenement is dit privacy gevoelige informatie, waar secuur mee om moet worden gegaan. We maken gebruik van een harde schijf (de NAS), waar namenlijsten en persoonsgegevens worden bewaard. Toegang tot de NAS is alleen mogelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord en is niet mogelijk voor externe partijen. De namenlijsten en persoonsgegevens worden gedeeld doormiddel van de evisit uploader. Dit is een online software product dat we hebben ontwikkeld om veilig en gemakkelijk bestanden te kunnen delen. Om de privacy voor bezoekers van de evenementen te garanderen anonimiseren wij de persoonsgegevens na drie maanden. Hiermee worden de statistieken behouden, maar zijn gegevens zoals e-mailadressen voor ons onbekend.

Het belang van privacy
Privacy is een voorwaarde om vrij te kunnen zijn in wie je bent en wat je doet. Het schenden van privacy kan grote gevolgen hebben. Pincodes en wachtwoorden zijn om deze reden privé, deze beschermen gevoelige en waardevolle informatie. Daarnaast kunnen mensen benadeeld worden op basis van hun persoonsgegevens, denk hierbij aan demografische en medische gegevens. Om te voorkomen dat wij voortdurend gevolgd en beïnvloed worden, is privacy van belang. We snappen dat de privacy van jouw gasten enorm belangrijk is, een data lek zit immers in een klein hoekje. Als je precies wilt weten wat we eraan doen om de privacy van jouw gasten te beschermen en welke informatie je wel of niet mag vragen in het registratieformulier, bel ons gerust voor een (online) kopje koffie.

evenementen Online event hybride event fysieke evenementen