Afgelopen twee weken is de wereld door het corona-virus flink op zijn kop gezet. Het leven werd al steeds digitaler en de opmars van online events was al gemaakt, maar dat het op korte termijn zelfs noodzakelijk zou worden had niemand voor ogen gezien. Omdat we elkaar juist in deze periode moeten helpen, hebben wij een marktonderzoek uitgevoerd en partners geselecteerd om je te helpen jouw online event te organiseren. Waarom het evenement verplaatsen of annuleren als het ook online kan? Bekijk hier de mogelijkheden voor het organiseren van een online event.
Omdat een online event toch net een beetje anders is dan een live event, geven we je graag een paar tips waar je op moet letten.
- Uitnodigen en timing
Net als bij een live event is het uitnodigen van jouw gasten belangrijk. Zorg voor een interessant programma en bepaal het tijdstip van je event nauwkeurig. Maandag, dinsdag of woensdag lijken de meest interessante dagen voor de uitzending en het tijdstip is afhankelijk van je doelgroep. B2B werkt het beste tussen 10.00 - en 16.00 uur en B2C juist in de avonduren. Communiceer de link naar je online event en implementeer direct een agenda-item zodat je event in de agenda van de deelnemer komt te staan. Tip! Stuur de ochtend van je event nog een reminder per sms. Dan weet je zeker dat ze het niet zullen vergeten. - Begin op tijd en houdt het kort
Blijf regelmatig communiceren over het programma zodat je gasten geboeid blijven. Je zorgt er op deze manier ook voor dat het naar aanloop van je event op hun netvlies blijft staan. Je event wordt vanuit huis of kantoor op een computer scherm gevolgd. Online kijkers zijn sneller afgeleid dan in real life - men kan namelijk ieder moment besluiten iets anders te gaan doen. De aandacht vasthouden is een kunst, je hebt namelijk met veel concurrenten te maken (e-mail, whatsapp, LinkedIN, Instagram, huisdieren en postbezorgers). Houdt je event kort of verdeel het op in delen waarin bezoekers zelf kunnen kiezen welke delen ze wel of niet willen volgen. Tip! Voeg een reallife programma toe zodat bezoekers ieder moment kunnen volgen waar je bent en hoelang het nog duurt. Wedden dat het helpt? - Achtergrond en beelden
Het produceren van je live event kan op veel verschillende manieren. Van webcasting tot productie in een studio. Budget speelt hierin een grote rol. Als je ruimer in je budget zit dan is het natuurlijk hartstikke gaaf als je in een studio met meerdere camera’s en een regisseur samen bepaald welke beelden worden getoond en welke close-ups in beeld komen. Met minder budget zijn ook genoeg mogelijkheden, zorg in ieder geval voor een rustige omgeving en achtergrond als je je evenement uitzendt. - Interactie
Interactie is eigenlijk altijd de key om je gasten in het programma te betrekken. Interactie creëer je door middel van het stellen van vragen, maar je kan ook een online poll of quiz houden gedurende je evenement. Je publiek logt in via smartphone of computer en reageert direct op stellingen. Je kan de resultaten direct in beeld laten komen, zodat je gasten reallife het resultaat zien. Als event organisator of spreker is het wel essentieel om hier op de juiste manier op in te springen. Pik een paar antwoorden eruit en je zult zien dat je gasten geboeid blijven. - Programma
Je draaiboek tijdens een online event zal iets aangepast moeten worden ten opzichte van je draaiboek tijdens een live event. Het ontvangst, pauze en noodscenario’s worden allemaal anders! Workshops kunnen echter gewoon doorgaan. Vooraf registreren is aan te raden en het vooraf delen van de workshop-link is ook handig. Zorg dat vooraf de communicatie regels duidelijk zijn (webcam/microfoon/vragen stellen ja/nee) en maak de groepen van de workshop niet te groot. - Netwerken
Als jij denkt dat netwerken tijdens een online event niet mogelijk is dan heb je het mis. Heb je al van de EventApp gehoord? Deze App hebben wij speciaal voor evenementen ontwikkeld. In de App bestaat de mogelijkheid tot het swipen en connecten met andere bezoekers, een beetje zoals Tinder! Nadat je een match hebt kun je met elkaar chatten en netwerken. Als event organisator is het wel van belang om gasten aan elkaar te introduceren en nadenken wie je met elkaar wilt verbinden. Op deze manier kunnen er zeker waardevolle ontmoetingen ontstaan tijdens jouw event. - Afsluiting
Een goede afsluiting is belangrijk om ervoor te zorgen dat je event niet wordt vergeten. Stuur na afloop je gasten een e-mail met de belangrijkste poll-resultaten, ontmoetingen uit de App, een samenvatting van je event of een link naar je gehele event zodat ze hem op een later moment nogmaals rustig kunnen bekijken. Een goodybag is niet mogelijk, maar ga hier op een creatieve manier mee om. Als ze jouw online enquête invullen ontvangen ze korting bij jouw volgende online-event. Want verbeteren willen we allemaal natuurlijk continu!
Wij gaan graag met jou de uitdaging aan. Wie weet wordt jouw online event wel hét evenement van het jaar!
Wil je meer weten over online events of de mogelijkheden voor jouw event. Contact ons via vraag@evisit.nl of chat met ons.
