Op de dag van jouw evenement wil je dat alles vlekkeloos verloopt, om voor de beste beleving bij de gasten te zorgen. Dit begint al bij de registratiebalie, waar de gasten een eerste indruk krijgen van het evenement. Tegelijkertijd moeten de tickets gescand worden, om overzicht te houden over wie er precies aanwezig is. Het scannen van tickets kan soms lang duren en dit is uiteraard niet de eerste indruk die je bij de bezoekers achter wil laten. Daarom wil je dat alles juist bij de registratiebalie éxtra goed geregeld is. Voorkom chaos, lange wachtrijen en chagrijnige gasten. Hoe zorg je ervoor dat alles zo efficiënt mogelijk verloopt? In dit artikel vind je een aantal praktische tips.
Verstuur een mail met laatste informatie
Op de dag voor het evenement kun je jouw gasten een mail sturen met de laatste informatie over het evenement. Herhaal hierin de belangrijkste informatie, meld eventuele updates en zorg ervoor dat je in deze mail de link naar de persoonlijke pagina toevoegt. Op de persoonlijke pagina vinden jouw gasten hun e-ticket en op deze manier staat er niemand in de rij nog te zoeken naar hun link in de mail van een aantal weken geleden. Daarnaast kun je je gasten vragen het e-ticket bij de entrée vast gereed te hebben. Dit zal ervoor zorgen dat het inscannen een stuk sneller verloopt en dat de gasten elkaar niet onnodig ophouden.
QR code
Merk je dat het ondanks de laatste mail toch nog te lang duurt en er rijen ontstaan? Wellicht zijn je gasten nog bezig het e-ticket te downloaden als pdf-bestand, of hebben ze dit al gedaan maar kunnen ze het niet meer terugvinden. Om dit te voorkomen kun je je gasten alleen een QR code sturen, in plaats van een link naar de persoonlijke pagina. De QR code staat hierdoor meteen klaar in de mail om gescand te worden.
Zorg voor een helpdesk
In enkele gevallen komt het voor dat een e-ticket niet gescand kan worden. Je kunt het dan nog een keer proberen, maar als het probleem zich blijft voordoen gaat dit ervoor zorgen dat het andere gasten in de rij ophoudt. Gelukkig kun je dit eenvoudig oplossen door naast de reguliere registratiebalie ook een helpdesk op je evenement te hebben. Lukt het niet om een gast in te scannen? Stuur hem of haar dan door naar de helpdesk. Ook voor gasten die niet (goed) geregistreerd staan in het systeem is het fijn om bij de helpdesk terecht te kunnen.
Kies voor live badgeprinting
Een badge kan bijdragen aan de beleving van jouw bezoekers. Wanneer je ervoor kiest om badges te gebruiken ontvangen de gasten deze bij de registratie. Je kunt je voorstellen dat als de badges al klaarliggen, het even kan duren voordat je de juiste badge voor de juiste gast hebt gevonden. Voorkom wachtrijen door voor live badgeprinting te kiezen. Op deze manier wordt de juiste badge meteen op locatie geprint. Bijkomend voordeel is dat je achteraf geen badges hoeft weg te gooien voor gasten die niet zijn komen opdagen.
Er zijn dus verschillende manieren om grote drukte bij de registratie te voorkomen. Ben je benieuwd naar hoe evisit je hierbij kan ondersteunen? Neem dan contact met ons op via 070-3065420 of vraag@evisit.nl.