Bij de organisatie van een evenement, of het nou een vergadering, teamuitje of een (grote) zakelijke bijeenkomst is, komt altijd meer kijken dan dat je denkt. Het uitnodigen van je gasten, zorgen dat ze daadwerkelijk komen en betrokken blijven, een interessant programma neerzetten, de locatie, aankleding en personeel… Om je een handje te helpen, geven we je graag 8 tips!
1.Who’s in?
Je kent het wel. Je vraagt aan iemand hoe het gaat en je krijgt als antwoord ‘druk, druk, druk…’. Probeer deze doelgroep maar eens te prikkelen om naar jouw evenement te komen. Benader hen op de juiste manier zodat ze ervan overtuigd zijn dat ze iets missen als ze niét komen. Met welk doel organiseer je een evenement? Zorg dat je doelstelling helder is, zodat je ook je propositie daarop kunt afstemmen. Een interne doelgroep vraagt om een andere benadering dan een externe doelgroep. Geef bij een interne doelgroep bijvoorbeeld een vrije dag in ruil en bij een externe doelgroep kunnen de eerste 50 inschrijvingen een gratis workshop/event/kado winnen. Moet jij eens opletten hoeveel mensen er komen.
2. Wat kost dat? Het financiële plaatje.
Om de verantwoording naar je marketing manager niet te vergeten. Je krijgt een bepaald budget naar je toe geschoven en daar moet je het maar mee doen. De locatie, personeel, catering, aankleding… alles moet je ervan regelen. Het doel in acht nemen is hierin het allerbelangrijkste, dan weet je waar je het meeste geld aan uit kan geven en waar je eventueel op kan bezuinigen.
3. Pick a date! Klein detail.
Heb je dat ook wel eens gehad? Je nodigt je vrienden uit voor jouw verjaardag en de één na de ander kan niet komen. Dan voel je je best lullig. Bij een evenement werkt dat ook zo. Stuur je de uitnodiging te laat, plan je je evenement midden in de zomerperiode of juist in een hele drukke periode? Dan heb je een grote kans dat weinig mensen komen. Houdt altijd rekening met vakantieperiodes en feestdagen. Kies je datum zorgvuldig uit. Bekijk soortgelijke evenementen en plan deze niet op dezelfde datum. Zorg er ook voor dat het tijdstip van je evenement niet om 09.00 uur in de ochtend start i.v.m. files.
4. Boeiend programma!
Stel je eens voor, je hebt een zaal vol met mensen en je ziet de één na de ander knikkebollen en vechten tegen zijn slaap. Dat is iets wat je niet wil op jouw evenement! Zorg dus voor een betrokken, creatief en interactief programma en houdt continu je doelgroep voor ogen. Wat vindt jouw doelgroep leuk? Ga in gesprek met je doelgroep en vraag het ze zelf! Meten is weten en leren is inspireren. Stel deze vraag al vanaf het begin, in bijvoorbeeld het registratieformulier. Houdt voortdurend rekening met jouw gasten zodat ze geboeid blijven en een volgende keer weer terugkomen.
5. Do it together! Samen sta je sterker.
Een evenement in je uppie organiseren is erg lastig. Ga daarom op zoek naar partners die hetzelfde doel willen behalen, do it together! Heb je al aan leveranciers gedacht zoals hostesses, registratie, aankleding, licht&geluid en concepting? Vaak heeft een locatie al zijn/haar contacten voor horeca/catering of hostesses, maar je kan zelf ook op zoek naar eigen partners. Voor de entertainment en sprekers hoef je ook niet zelf je hersenen te kraken. Vind een geschikte partner en zij regelen de rest. Das makkelijk een evenement organiseren toch?!
6. Boost je event!
Het klinkt zo makkelijk. Ik stuur een mailtje rond, ik post wat op LinkedIN en we hangen her en der wat postertjes op. Toch is het niet altijd zo simpel om je evenement onder de aandacht te brengen. Uiteraard is de communicatie ook volledig afhankelijk van je doelgroep. Bij de oudjes hoef je niet aan te komen met een social media post, soms hebben zij niet eens een e-mailadres. Voor hun is een hardcopy uitnodiging nog van belang. Gebruik hiervoor een registratie partner, zij nemen het versturen van de (hardcopy) uitnodiging volledig uit handen. Start op tijd met de communicatie van jouw evenement. De mensen van tegenwoordig zijn druk en bij het uitnodigen van je gasten wil je dat ze nog niks in hun agenda hebben staan. Blijf in contact met je bezoeker. Heb je een jaarlijks event? Communiceer dan ook regelmatig door het jaar heen. Play hard to get: creëer een beetje exclusiviteit en schaarste, zodat jouw bezoekers zich extra speciaal voelen dat ze erbij kunnen zijn. Je kunt spelen met de beschikbaarheid van speciale toegangskaarten of arrangementen om dit gevoel te versterken.
7. Van A tot Z, met een draaiboek ben je gered!
Je hebt alles buiten gepland en enkele dagen voor het evenement zie je dat het de héle dag gaat regenen….. je spreker meldt zich last minute ziek….de snelweg is afgesloten…..of het eerste workshop onderdeel loopt al gigantisch uit…. Allerlei scenario’s die kunnen gebeuren die jouw planning niet ten goede komt! Weet wat je moet doen bij een dergelijk scenario en neem jouw plan B op in een draaiboek. Dit geeft structuur en rust: met een draaiboek ben je gered!
Maar… er kunnen ook échte noodscenario’s plaatsvinden. Voor kleine evenementen kan het noodplan zich beperken tot een lijstje noodnummers (brandweer, politie, ziekenhuis, verantwoordelijken, ...). Grotere evenementen hebben meer voorbereiding nodig. Organiseer vooraf veiligheidsoverleg met de gemeente, politie, brandweer, ... om een goed plan met veiligheids- en evacuatieprocedures uit te schrijven. Een briefing aan alle medewerkers is noodzakelijk. Iedere medewerker moet onder meer weten waar de brandblussers en nooduitgangen zich bevinden. Afhankelijk van het type evenement kan je beveiligingsagenten en eventueel een EHBO-post voorzien. Deze mensen zijn opgeleid om met noodsituaties om te gaan.
8. Best for last! Laatste indruk blijft hangen.
Je kan nog wel zo’n goede eerste indruk hebben achtergelaten, maar de laatste indruk blijft toch hangen. Denk aan het lange wachten op je jas bij de garderobe of het aansluiten bij de file tijdens het verlaten van de parkeergarage. Dan kun je zo’n leuk evenement hebben beleefd, maar de complete ervaring loopt toch een klein deukje op. Save the best for last, want die laatste indruk, dié blijft hangen! Denk aan een aftermovie, een bedankmail (met fotoreportage of enquête), een goodiebag of een handgeschreven brief als bedankje! Of 2 maanden na het evenement stuur je nog een mail of kaartje om je gasten (nogmaals) te bedanken. Wedden dat ze je vergeten waren? Die herinnering doet het vast en zeker goed bij de organisatie van je volgende evenement.