written by
Merel Baijards

De voordelen van eventsoftware

Eventregistratie Eventcommunicatie 2 min , April 14, 2022

1. Gastenlijsten
Het opstellen van een gastenlijst is een van de eerste stappen in het opzetten van een evenement. Eventsoftware maakt het mogelijk om genodigden toe te voegen aan de gastenlijst en verschillende groepen gasten te onderscheiden. Zo kan er een lijst gemaakt worden voor bijvoorbeeld VIP’s of voor reguliere gasten. Dit is erg handig om verschillende soorten gasten op verschillende manieren te kunnen benaderen.

2. Aanmeldformulier
Doormiddel van een aanmeldformulier kunnen bezoekers zich registreren voor jouw evenement. In een aanmeldformulier wordt gevraagd om persoonlijke gegevens zoals naam en emailadres. Verder zijn er talloze mogelijkheden om het aanmeldformulier te personaliseren. Stel je eigen formulier samen, op basis van de informatie die nodig is van bezoekers. Selecteer je keuze voor o.a. open vragen of multiple choice. Let er bij de keuze van je software ook op of er een mogelijkheid is tot skip logic vragen en het instellen van een maximale capaciteit per onderdeel.

3. Versturen van mailings
Bezoekers moeten worden benaderd voor het evenement. Dit begint met een uitnodigingsmail. In de uitnodigingsmail staat vaak de link naar het aanmeldformulier. Op het moment dat bezoekers zich hebben aangemeld ontvangen zij een bevestigingsmail. Ook is het mogelijk om potentiële bezoekers die zich nog niet hebben aangemeld een herinneringsmail te sturen. Een dag voor het evenement kan er een laatste informatiemail worden verzonden en na afloop van het evenement volgt een bedankmail. Eventsoftware maakt het makkelijk om deze mails op te stellen, te personaliseren en op het juiste moment te verzenden.

4. Eventwebsite
Maak jouw event compleet met een event website, waarop bezoekers de laatste informatie met betrekking tot het evenement kunnen bekijken. Met de eventsoftware maak jij snel en eenvoudig een professionele website die voldoet aan alle digitoegankelijkheidseisen. Ons doel is dat jouw event website voor alle bezoekers toegankelijk is.

5. E-tickets, scannen & badges
Om overzicht te houden over de aanwezige en de nog te verwachten bezoekers worden de e-tickets gescand. Daarnaast wordt op sommige evenementen een badge gegeven aan bezoekers. Deze wordt op locatie geprint om dit zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

6. Event App
Een Event App helpt alle deelnemers tijdens het evenement op de hoogte te blijven van jouw evenement. Denk aan het programma, sprekers en de locatie. Daarnaast maakt de Event App direct contact tussen bezoekers mogelijk.

7. Inzicht in data
Eventsoftware zorgt voor realtime inzicht in statistieken en uitgebreide rapportages. Voor, tijdens en na je evenement wil je inzicht in de aanmeldingen, afmeldingen en je sessiecapaciteit. Na afloop van het evenement is er een overzicht beschikbaar met de show- en no show statistieken. Met deze inzichten kun je je volgende evenement nog beter organiseren.

Waarom evisit?
Evenementen organiseren is veel werk. Evisit biedt daarom services aan op verschillende vlakken. Zo ondersteunen wij je graag bij alle werkzaamheden waar je in aanloop naar je event hulp bij kan gebruiken. Denk hierbij aan: het opmaken, testen en versturen van mailings, het inrichten van de eventwebsite, en het design van headers en e-tickets.
De eventsoftware van evisit bundelt alle losse processen samen in één pakket en maakt het makkelijk om deze processen efficiënt te laten verlopen. Alles om het leven van de eventmanagers makkelijker te maken.